Sistema a la medida o suscripción: dónde está el punto de equilibrio

Resumen:

• La suscripción por usuario convierte tu crecimiento en un costo que crece contigo.
• El sistema propio también tiene costo mensual: entre 15 y 20 por ciento del desarrollo al año.
• El punto de equilibrio depende del precio por usuario, no del tamaño de la empresa.
• Hay que contar el traslape: durante la construcción pagas las dos cosas.
• Lo que renta bien se renta. Se construye lo que te diferencia.

Una distribuidora nos escribió con una pregunta concreta: pagaban 2,400 dólares mensuales por un CRM para 40 vendedores y querían saber si construir el suyo tenía sentido. El dueño había hecho la cuenta fácil —28,800 dólares al año contra un desarrollo de 45,000— y le salía que se pagaba solo en año y medio.

La cuenta estaba incompleta en las dos direcciones. Vale la pena hacerla bien, porque es la decisión que más dinero mueve en la digitalización de una empresa mediana.

Lo que la cuenta fácil deja fuera

Del lado del desarrollo propio faltan tres cosas que siempre aparecen:

El mantenimiento. Un sistema en producción necesita servidor, respaldos verificados, monitoreo, actualizaciones de seguridad y arreglos de lo que se rompe. Entre 15 y 20 por ciento del costo de construcción al año es el rango realista. Sobre 45,000 dólares son entre 6,750 y 9,000 anuales.

El traslape. No se apaga la suscripción el día que arranca el proyecto. Se apaga cuando el sistema nuevo ya opera, y en medio hay seis a doce meses pagando ambos. En este caso, entre 14,000 y 28,000 dólares que la cuenta fácil no tenía.

Las mejoras. El sistema que entregas en el mes nueve no es el que la empresa necesita en el mes treinta. El SaaS evoluciona solo, es parte de lo que pagas. El propio evoluciona si lo presupuestas.

Del lado de la suscripción también falta algo, y es lo que inclina la balanza:

El precio por usuario sube dos veces. Una cuando contratas gente. Otra cuando el proveedor ajusta tarifas, algo que pasa cada dos o tres años. Y hay un tercer salto, el más caro: el momento en que necesitas una función que solo está en el plan superior, y de golpe los 40 usuarios cuestan el doble.

El cálculo a cinco años

Con los números de la distribuidora, suponiendo un crecimiento de 40 a 55 usuarios y un ajuste de tarifa del 8 por ciento en el año tres:

El cruce ocurre en el mes 31, no en el 18. Y a cinco años la diferencia son 70,000 dólares, que sigue siendo mucho dinero.

Ahora cambia un solo dato: si la suscripción costara 15 dólares por usuario en vez de 60, el total a cinco años serían unos 43,000 y el desarrollo propio no se paga nunca. Por eso la pregunta no es «qué tan grande es mi empresa» sino «cuánto me cuesta cada persona que agrego».

¿A partir de cuántos usuarios conviene un sistema propio?

No hay un número universal, porque depende del precio por usuario. Con suscripciones de 40 a 60 dólares mensuales por usuario, el punto de equilibrio a cinco años suele caer entre 25 y 40 usuarios. Con suscripciones de 15 dólares casi nunca conviene, y con las de 150 conviene desde ocho o diez personas.

Lo que no se mide en dinero

Hay dos razones para construir que no aparecen en ninguna tabla y que en la práctica pesan más que el ahorro.

La primera es que el software rentado te obliga a operar como opera el software. Si tu proceso de cotización tiene un paso de autorización que tu industria exige y la herramienta no lo contempla, el paso se hace por WhatsApp y queda fuera del sistema. Terminas con un sistema que no refleja tu operación y una operación que vive en mensajes.

La segunda es la salida. Cuando tu información vive en un sistema ajeno, cambiar significa exportar lo que el proveedor te deje exportar. Hemos visto empresas que descubren, el día que deciden irse, que el histórico de conversaciones con clientes no es descargable.

¿El sistema propio no tiene costo mensual?

Sí lo tiene, y quien dice lo contrario está vendiendo mal. Hay servidor, respaldos, monitoreo y mantenimiento correctivo. Lo razonable es presupuestar entre el 15 y el 20 por ciento del costo de construcción al año. Lo que desaparece es el componente que crece con cada persona que contratas.

Cuándo la respuesta es rentar

Conviene la suscripción, sin discusión, en cuatro casos:

• El proceso no te diferencia. Nómina, contabilidad, correo. Nadie gana clientes por tener mejor sistema de nómina.
• Equipos chicos. Por debajo de diez usuarios, el desarrollo casi nunca se paga.
• El proceso todavía cambia. Si el modelo de negocio está en prueba, construir es congelar algo que debe seguir moviéndose.
• Hay una regulación que el proveedor absorbe. Cuando la normativa cambia cada año, que alguien más se encargue tiene valor real.

¿Se puede combinar: SaaS para unas cosas y propio para otras?

Es lo más común y normalmente lo más sensato. Contabilidad, correo y nómina casi siempre conviene rentarlos. Lo que diferencia tu operación de la de tu competencia es lo que vale la pena construir.

Cuándo la respuesta es construir

Al revés, construir se justifica cuando se cumple más de uno de estos:

• El costo por usuario es alto y la plantilla va a crecer.
• Tu proceso tiene un paso que ninguna herramienta del mercado contempla, y ese paso es parte de por qué te eligen.
• Necesitas que dos o tres sistemas conversen, y las integraciones que existen son parciales.
• La información que acumulas es un activo: histórico de precios, comportamiento de clientes, trazabilidad.

¿Qué pasa si el negocio cambia y el sistema ya no sirve?

Es el riesgo real del desarrollo propio y hay que mirarlo de frente. Se mitiga construyendo por módulos y empezando por el proceso más estable de la operación, no por el que todavía está cambiando cada trimestre.

¿Cuánto tarda en construirse un sistema de este tipo?

Un primer módulo en producción, entre ocho y catorce semanas. El sistema completo que reemplaza a la suscripción, entre seis meses y un año. Durante ese periodo pagas las dos cosas, y ese traslape hay que meterlo en el cálculo.

Qué le respondimos a la distribuidora

Que construyeran, pero no el CRM completo. El módulo que les dolía era el de cotización con precios por cliente y autorización por margen, que la herramienta no soportaba y que llevaban dos años resolviendo en hojas de cálculo paralelas.

Ese módulo costó 18,000 dólares y les permitió bajar la suscripción al plan básico, de 60 a 22 dólares por usuario. El ahorro anual fue de unos 18,000 dólares: se pagó en doce meses, sin reemplazar nada y sin traslape.

A veces el punto de equilibrio no se alcanza construyendo más, sino construyendo la pieza exacta.