En qué se va el presupuesto de un desarrollo de software

Resumen:

• Programar es menos de la mitad del presupuesto de un desarrollo serio.
• El análisis es entre el diez y el quince por ciento y es la etapa donde las decisiones son baratas.
• Las pruebas y la puesta en producción se llevan cerca del veinte por ciento y son las primeras que se recortan.
• Una reserva declarada del diez al quince por ciento evita pedir presupuesto adicional a mitad del camino.
• Una cotización de una sola línea no es más simple: es menos revisable.

Cuando llega una cotización de trescientos mil pesos por un sistema, la reacción natural es preguntar en qué se van. Es una pregunta legítima y la respuesta debería estar en la cotización. Cuando no está, el cliente queda comparando totales entre proveedores que incluyeron cosas distintas, que es la forma más rápida de elegir mal.

El desglose de un proyecto mediano

Tomemos un sistema de pedidos y cobranza para una empresa de cuarenta personas, con ocho usuarios internos, un portal para clientes, conexión con facturación y reportes. Presupuesto total de trescientos veinte mil pesos, catorce semanas. Así se reparte.

El número que sorprende es el cuarenta y ocho por ciento de programación. La intuición dice que un desarrollo es programar, y programar es la mitad.

Por qué el análisis cuesta y por qué conviene que cueste

En la etapa de análisis, cambiar de opinión cuesta una conversación. En la semana diez, cambiar de opinión cuesta rehacer pantallas, migrar datos y volver a probar. La curva es tan pronunciada que las dos o tres semanas de análisis se pagan solas con un solo error evitado.

El entregable del análisis tampoco es abstracto: es el documento de requerimientos con criterios de aceptación, el modelo de datos y la lista de exclusiones. Si pagaste análisis y lo que recibiste fue una presentación con buenas intenciones, no pagaste análisis.

Las partidas que se recortan primero y lo que cuestan después

Cuando el presupuesto no alcanza, la tijera cae siempre en el mismo orden: capacitación, documentación, pruebas. Son las tres partidas invisibles, las que no se ven en una demostración.

Recortar capacitación produce un sistema que nadie usa y una operación que sigue en Excel a un lado. Recortar documentación produce dependencia total del proveedor original. Recortar pruebas produce que el usuario final sea el que encuentra los errores, en producción, con clientes reales enfrente. Las tres se pagan, nada más que se pagan después y en moneda peor.

Cómo leer dos cotizaciones que no se parecen

Un fabricante de muebles en Jalisco recibió tres cotizaciones para el mismo proyecto: ciento diez mil, doscientos noventa mil y cuatrocientos sesenta mil pesos. Pedir el desglose cambió el panorama por completo.

La de ciento diez mil tenía una sola línea, "desarrollo del sistema", sin análisis, sin pruebas, sin migración y sin capacitación. La de cuatrocientos sesenta incluía una aplicación móvil que nadie había pedido y seis meses de soporte. La de doscientos noventa tenía el desglose por etapas, decía qué no incluía y traía la reserva declarada. Eligieron esa, cerró en trescientos cuarenta mil con dos cambios que pidieron ellos, y la diferencia la conocieron cuando la decidieron y no cuando la pagaron.

La partida que casi nunca se presupuesta

Hay un renglon que no aparece en ninguna cotizacion y que consume entre el 10 y el 20% del esfuerzo real: el tiempo de tu propia gente. Alguien de la empresa tiene que contestar preguntas, revisar pantallas, validar reglas de negocio, conseguir los datos del sistema viejo, probar y decidir. Si ese tiempo no se asigna formalmente, se toma de donde se puede y el proyecto se atrasa sin que nadie pueda explicar por que.

La forma practica de presupuestarlo es nombrar una persona responsable del proyecto por parte de la empresa y reservarle entre cuatro y diez horas semanales durante todo el desarrollo, con eso por escrito y con su jefe enterado. Esas horas no son un costo del proveedor, son un costo tuyo, y son las que determinan si el sistema queda parecido a tu operacion o parecido a lo que el proveedor imagino de tu operacion.

¿Qué porcentaje del presupuesto se va en programar?

Menos de lo que la gente cree: entre el cuarenta y cinco y el cincuenta y cinco por ciento. El resto se reparte entre análisis, diseño de pantallas, pruebas, puesta en producción y capacitación. Una cotización donde programar es el noventa por ciento del total está escondiendo etapas que igual van a ocurrir, nada más sin presupuesto asignado.

¿Por qué cobran el análisis si todavía no programan nada?

Porque el análisis es lo que evita que se programe lo equivocado. Dos semanas de análisis que cambian la estructura de datos cuestan mucho menos que descubrir en la semana diez que la estructura no soporta lo que la operación necesita. El análisis no es un trámite previo al trabajo: es la parte del trabajo donde las decisiones son baratas.

¿Cuánto se debe reservar para imprevistos?

Entre el diez y el quince por ciento del total, y conviene que esté declarado en el presupuesto en lugar de escondido en las partidas. Siempre aparece algo: un sistema de terceros peor documentado de lo prometido, datos históricos más sucios de lo que nadie quería ver, un trámite que tarda. Reservar no es pesimismo, es no tener que pedir presupuesto adicional en la semana siete.

¿Sale más barato que yo ponga el diseño?

Puede salir más barato si lo que entregas son pantallas completas y decididas, hechas por alguien que diseña software. Sale más caro si entregas una idea general, porque el equipo va a diseñar igual, nada más sin presupuesto y a medias. El diseño no se ahorra: se paga en pesos o se paga en retrabajos.

¿Qué pasa con el presupuesto si el proyecto se alarga?

Depende de por qué se alargó, y eso debe estar en el contrato. Si se alargó por cambios que tú pediste, se cotizan aparte. Si se alargó por mala estimación del proveedor en alcance cerrado, el costo es suyo. Si se alargó por un tercero del que ninguno es responsable, se reparte según lo acordado. Sin esa cláusula, cada retraso es una negociación desde cero.