Cómo se cotiza un desarrollo de software que nadie ha hecho antes

Resumen:

• Tres cotizaciones que varían 300 por ciento casi nunca están cotizando lo mismo.
• Sin alcance escrito, cada proveedor cotiza el proyecto que imaginó.
• Precio cerrado sobre alcance vago siempre sale caro: lleva colchón o lleva recorte.
• Una cotización comparable trae supuestos, exclusiones y propiedad del código.
• Pagar el análisis es más barato que pagar un proyecto mal entendido.

Un cliente nos mostró tres cotizaciones para el mismo sistema: 180,000 pesos, 420,000 y 1,150,000. Quería saber cuál era la justa. La respuesta honesta es que ninguna de las tres podía serlo, porque las tres estaban cotizando proyectos diferentes a partir del mismo correo de siete líneas.

Esto no es mala fe. Es lo que pasa cuando se pide un precio antes de que exista algo que tenga precio.

Por qué el software no se cotiza como una obra

Si pides presupuesto para barda de 40 metros, los tres albañiles van a darte números parecidos. Hay metros, hay materiales con precio público y hay una cantidad de trabajo conocida.

En software falta la primera parte: no hay metros. «Un sistema para controlar pedidos» puede ser una pantalla con una tabla, o puede incluir precios por cliente, autorización por margen, inventario comprometido, facturación y una app para el repartidor. Es la diferencia entre tres semanas y ocho meses, y las dos cosas se describen con la misma frase.

De ahí viene la variación. El que cotizó 180,000 entendió lo primero. El de 1,150,000 entendió lo segundo, y probablemente le agregó colchón porque sabía que no entendía bien.

¿Por qué tres cotizaciones del mismo proyecto varían tanto?

Porque casi nunca están cotizando lo mismo. Sin un alcance escrito con el mismo nivel de detalle para todos, cada proveedor imagina un proyecto distinto y cotiza el que imaginó. La variación no mide precio, mide cuánto entendió cada uno.

Lo que hay que escribir antes de pedir precio

No hace falta un documento técnico. Hace falta que las mismas preguntas tengan la misma respuesta para todos los que cotizan:

• Quién lo va a usar y para qué. Cuántas personas, con qué perfiles, haciendo qué tarea concreta cada día.
• Los procesos que entran, nombrados uno por uno. «Cotización, pedido, surtido, factura» es un alcance. «Gestión comercial» no lo es.
• Con qué se tiene que conectar. El sistema contable, el banco, la tienda en línea, el lector de código. Cada integración es trabajo real y es lo que más se subestima.
• Qué datos ya existen y en qué estado. Migrar 40,000 productos de un Excel con capturas inconsistentes es un proyecto dentro del proyecto.
• Qué pasa si falla. Un sistema que puede estar caído dos horas cuesta una fracción de uno que no puede estarlo.

Con esas cinco respuestas por escrito, las tres cotizaciones se acercan solas. No porque los proveedores cambien de precio, sino porque por fin cotizan lo mismo.

Las dos formas de cobrar, y cuándo sirve cada una

¿Conviene precio cerrado o por horas?

Precio cerrado cuando el alcance está claro y no va a moverse, porque el riesgo lo asume el proveedor. Por horas cuando el proyecto es exploratorio. El error es pedir precio cerrado sobre un alcance vago: el proveedor le mete un colchón que tú pagas, o lo recorta y entrega menos.

Qué debe traer la propuesta

Una cotización que puedas comparar trae, como mínimo:

• Alcance por módulo, con lo que cada uno hace, en lenguaje de negocio.
• Supuestos explícitos. «Asumimos que el catálogo viene limpio», «asumimos que el sistema contable tiene API». Los supuestos son donde viven los sobrecostos.
• Lo que NO incluye. Una propuesta sin exclusiones no está terminada.
• Hitos con fecha y entregable, no una sola fecha final.
• Pagos ligados a esos hitos, no al calendario.
• Propiedad del código y de los datos, por escrito.
• Qué pasa después: garantía, soporte, costo del mantenimiento.
• El proceso de cambios: cómo se cotiza y se aprueba lo que surja.

¿Qué debe traer una cotización de software para ser comparable?

Alcance por módulo, supuestos explícitos, qué no incluye, forma y momentos de pago, quién es dueño del código, plazo con hitos y qué pasa si hay cambios. Una cotización que es solo un total y una fecha no se puede comparar con nada.

La fase de análisis, y por qué cobrarla es buena señal

La manera de salir del problema es no pedir el precio del sistema. Es contratar primero una fase corta de análisis —una o dos semanas— que produzca el alcance, los flujos principales, el modelo de datos y una cotización firme del desarrollo.

Cuesta una fracción del proyecto y hace tres cosas: convierte el proyecto en algo cotizable, te deja ver cómo trabaja el proveedor antes de comprometer el presupuesto completo, y te deja documentos que son tuyos y sirven aunque elijas a otro.

¿Es mala señal que un proveedor cobre por la fase de análisis?

Al contrario, suele ser buena señal. Un análisis pagado de una o dos semanas produce un alcance real y una cotización firme. Quien cotiza un sistema completo en una llamada de 40 minutos está adivinando.

¿Cuánto debería costar la etapa de análisis?

Entre el 8 y el 15 por ciento del proyecto estimado. Y debe entregarte documentos que sirvan incluso si decides no seguir con ese proveedor: el alcance, los flujos y el modelo de datos son tuyos.

Señales de que una cotización va a salir mal

• Llegó en menos de 48 horas y nadie te hizo preguntas incómodas.
• Es un número redondo sin desglose.
• No menciona integraciones, pero tu operación tiene tres sistemas.
• No dice nada sobre migración de datos.
• El plazo es sospechosamente corto comparado con los demás.
• Guarda silencio sobre quién es dueño del código.

Y una señal buena, por contraste: el proveedor que en la primera llamada te dice que tu alcance no está listo para cotizar, y te propone cómo ponerlo listo. Es incómodo de oír y es la respuesta correcta.

Qué pasó con las tres cotizaciones

El cliente contratró dos semanas de análisis con el proveedor intermedio, el de 420,000. Salieron 14 páginas de alcance, y con ellas volvió a pedir precio a los tres.

La segunda ronda dio 510,000, 580,000 y 620,000. Un rango del 21 por ciento en vez del 538 por ciento inicial. Esa es la diferencia entre comparar cotizaciones y comparar adivinanzas.