Un palenque de mezcal en Oaxaca y el inventario de envasado por lote

Resumen:

• El faltante no era robo ni descuido: eran mermas reales sin renglón propio.
• El control se lleva en litros de alcohol, no en litros de líquido ni en botellas.
• Cada etapa del envasado declara su merma esperada y su merma real.
• El lote de granel sobrevive al envasado: una etiqueta apunta siempre a un lote.

Un palenque de los Valles Centrales de Oaxaca nos buscó con una pregunta corta: por qué los litros que salían del alambique nunca coincidían con las botellas que salían del almacén. La diferencia no era enorme, pero era constante y crecía con el volumen. En los meses buenos, cuando más se envasaba, más se descuadraba.

La sospecha interna era la peor posible: alguien se estaba llevando producto. Esa sospecha ya había costado una renuncia y había enfriado la relación con dos maestros mezcaleros externos que entregaban granel. Antes de hablar de software, había que saber si el faltante era un faltante o era un error de cuentas.

El costo real de no saber dónde se pierde

El costo visible era el producto no explicado. El costo invisible era más caro.

Cada cierre de mes, el administrador y el encargado de almacén dedicaban entre dos y tres días a reconstruir movimientos: cuadernos del palenque, notas de envasado, remisiones y una hoja de cálculo que ya nadie se atrevía a modificar porque tenía fórmulas encadenadas que se habían hecho en varias manos. El resultado de esos tres días no era un número confiable, era un número negociado.

El segundo costo era comercial. Cuando un comprador de exportación pidió el desglose de un lote concreto, el palenque tardó dos semanas en armar una respuesta y la respuesta tuvo que llevar una nota aclaratoria sobre diferencias de volumen. Esa nota no ayudó a cerrar la operación.

El tercero era fiscal y regulatorio. El marcaje y los reportes de producción se llenaban con cifras que no se podían reconstruir desde registros primarios. Mientras nadie preguntara, funcionaba. El problema de ese modelo es que solo falla una vez y falla caro.

Lo que ya se había intentado

Antes de nosotros hubo dos intentos.

El primero fue comprar un sistema de punto de venta con módulo de inventario. Registraba entradas y salidas de botellas terminadas. Resolvió el almacén de producto terminado y no tocó el problema: la pérdida ocurría antes, entre el granel y la botella llena.

El segundo fue una hoja de cálculo compartida con pestañas por mes. Duró siete meses. Murió por la razón habitual: dos personas editando, una fórmula arrastrada mal y nadie capaz de decir cuál de las tres copias era la buena.

Los dos intentos fallaron por lo mismo. Trataban el envasado como un evento único —entra granel, salen botellas— cuando en realidad es una secuencia de etapas, y la pérdida se reparte entre ellas de forma desigual.

Decisión técnica: el lote como entidad con etapas

La primera decisión fue modelar el lote de granel como la entidad central y no como un atributo de la botella.

Un lote nace cuando termina una destilación o cuando se recibe granel de un maestro externo. Desde ese momento tiene identidad, volumen medido y graduación medida. Todo lo que pasa después es un movimiento contra ese lote: trasvase, reposo, ajuste de graduación, filtrado, envasado, muestra de laboratorio, derrame.

Cada movimiento registra volumen de entrada, volumen de salida y la diferencia. Esa diferencia es la merma, y tiene causa obligatoria. No se permite guardar un movimiento con merma sin causa seleccionada. Fue la regla más discutida y la que más sirvió.

La segunda decisión fue llevar el balance en litros de alcohol y no en litros de líquido. Un lote de cien litros a 48 grados y otro de cien litros a 38 grados no son la misma cantidad de producto. Cuando el ajuste de graduación se hace con agua, el volumen sube y el alcohol se mantiene. Si el sistema cuenta litros de líquido, ese ajuste aparece como una ganancia mágica de inventario que después tiene que compensarse con una merma inventada. Contando alcohol, el ajuste es neutro y las mermas que quedan son reales.

La tercera decisión fue separar merma esperada de merma real. Cada etapa tiene un rango de merma esperada, calculado con el histórico del propio palenque. El sistema no bloquea cuando se sale del rango; marca el movimiento y lo manda a una lista de revisión. Bloquear hubiera provocado que capturaran números dentro del rango para poder cerrar el turno.

Decisión técnica: capturar donde ya hay una pausa

El envasado en un palenque es trabajo físico, con las manos ocupadas y con horarios largos. Cualquier diseño que exija capturar durante la operación se abandona en la primera semana.

Se definieron cuatro puntos de captura, todos coincidentes con pausas que ya existían:

1. Apertura de lote de envasado. Qué lote de granel, volumen inicial medido, graduación y responsable.
2. Cambio de tambo o garrafón. Volumen del contenedor que se cierra y del que se abre.
3. Cierre de turno. Botellas llenas, botellas rechazadas y motivo del rechazo.
4. Cierre de lote. Volumen remanente medido y conciliación contra lo esperado.

Cada captura es una pantalla con tres o cuatro campos. La medición de volumen remanente se hace con regla calibrada en el tambo y se registra la lectura, no el resultado del cálculo: el cálculo lo hace el sistema. Pedir a una persona que haga una conversión mental a las nueve de la noche es pedir un error.

Se dejó fuera, a propósito, el pesaje automático y la integración con básculas. Se evaluó y se descartó por costo de instalación y porque el problema no estaba en la precisión de la medición individual, sino en la ausencia de registro. Con mediciones manuales honestas el balance cuadra dentro de un margen aceptable; sin registro, no cuadra ni con instrumentos de laboratorio.

Dónde se iba el producto

Al tercer mes de operación, con los movimientos ya registrados, el reparto de la merma quedó así.

El hallazgo que cambió la operación fue el segundo renglón. La purga de línea depende de cuántas veces se arranca el envasado, no de cuánto se envasa. El palenque arrancaba y paraba varias veces al día para alternar presentaciones. Al agrupar las presentaciones y reducir arranques, la merma de esa etapa bajó sin tocar nada más.

No hubo robo. Hubo cinco pérdidas legítimas que nadie había separado.

Errores que cometimos

El primer error fue de diseño. La primera versión obligaba a cerrar el lote completo antes de abrir otro. En la práctica, el palenque trabaja dos lotes en paralelo cuando hay presentaciones distintas. Esa restricción provocó que durante tres semanas registraran todo como un solo lote, y esos tres semanas de datos no sirvieron.

El segundo error fue de lenguaje. Usamos el término merma para todo. Para el administrador, merma significaba pérdida injustificada; para producción, significaba pérdida normal del proceso. Discutieron dos reuniones sin darse cuenta de que hablaban de cosas distintas. Separamos los términos en la interfaz: pérdida de proceso y diferencia sin explicar. La discusión se acabó.

El tercer error fue de alcance. Quisimos incluir desde el inicio la liquidación a maestros externos. Era un cálculo con reglas particulares por cada maestro y nos distrajo del balance, que era lo urgente. Se sacó del alcance y se retomó después, cuando ya había datos de recepción confiables para calcularlo.

Qué se midió

Se definieron cuatro indicadores desde antes de programar, para evitar la trampa de medir después lo que salió bien.

• Diferencia sin explicar por lote, en litros de alcohol y como porcentaje del volumen inicial. Era el número que daba origen al proyecto.
• Días de cierre mensual, desde el último día del mes hasta tener el balance firmado.
• Tiempo de respuesta a una consulta de lote, medido con consultas reales de clientes.
• Porcentaje de movimientos con causa capturada, como indicador de que el registro se estaba usando y no esquivando.

Al sexto mes, la diferencia sin explicar había bajado a una fracción pequeña de lo que era, y lo que quedaba estaba dentro del rango de precisión de la medición manual. El cierre pasó de días a horas. Una consulta de lote se responde desde la pantalla, con el desglose de etapas.

El indicador más útil resultó ser el cuarto. Cuando el porcentaje de movimientos con causa bajaba, siempre había una explicación operativa detrás: un turno nuevo sin capacitar, una pantalla que no funcionaba en un teléfono viejo, una semana de volumen alto. Ese indicador avisaba del problema antes de que se reflejara en el balance.

Preguntas frecuentes

¿Por qué no cuadran los litros destilados con las botellas envasadas?

Porque entre el destilado y la botella hay pérdidas reales que casi nadie registra: ajuste de graduación, trasvases, filtrado, purga de línea, pruebas de laboratorio y botella rechazada. Si esas pérdidas no tienen un renglón propio, aparecen todas juntas al final como un faltante que nadie sabe explicar.

¿Qué unidad conviene usar para el control, litros o botellas?

Litros de alcohol, convertidos a litros de producto según la graduación. Un mismo volumen a distinta graduación no es la misma cantidad de mezcal, y mezclar unidades es la causa más común de que el balance se rompa justo en el ajuste de agua.

¿Hace falta un ERP para resolver esto?

No necesariamente. En este caso el problema no era de tamaño de sistema sino de modelo: faltaba la entidad lote con sus etapas y sus mermas. Un módulo pequeño bien modelado cuadró lo que un paquete grande mal configurado llevaba dos años sin cuadrar.

¿Cómo se registra sin interrumpir el envasado?

Con capturas cortas en los puntos donde ya hay una pausa natural: inicio de lote, cambio de tambo, cierre de turno y fin de lote. Pedirle a quien envasa que capture botella por botella garantiza que invente los números al final del día.

¿Qué pasa con el mezcal de maestros externos?

Entra como un lote con origen propio y se mantiene separado hasta el envasado. Mezclarlo en el registro desde la recepción impide después liquidar al maestro por lo que realmente aportó y rompe cualquier declaración de origen.

Si estás en una situación parecida

Si en tu operación los litros nunca cuadran con lo que sale envasado, el primer paso no es elegir tecnología: es ordenar el proceso y saber qué datos ya tienes. Podemos revisarlo contigo.

Cuéntanos tu caso en westribe.com.mx/solicitar/ o escríbenos por WhatsApp al +52 312 554 2845.