Cuánto cuesta mantener un sistema después de entregarlo

Resumen:

• El mantenimiento anual de un sistema a la medida va del quince al veinticinco por ciento de lo que costó desarrollarlo.
• Son cuatro conceptos distintos: infraestructura, seguridad, correcciones y evolución.
• Arreglar lo que se rompió es mantenimiento; agregar lo que no existía es desarrollo. Confundirlos genera pleitos.
• No pagar mantenimiento no ahorra el gasto: lo concentra en el día que algo se rompe.
• La portabilidad del mantenimiento se negocia al firmar, no cuando ya quieres cambiar de proveedor.

Casi todas las cotizaciones de desarrollo que circulan en México terminan en la palabra "entrega". El cliente firma por un número, recibe el sistema y asume que ahí termina el gasto. Doce meses después llega un correo con un cobro de servidor, una advertencia de certificado vencido y un ajuste urgente porque el SAT cambió un catálogo. Ninguna de las tres cosas estaba en la cotización, y ninguna de las tres es culpa de nadie: es el costo normal de tener software.

Los cuatro conceptos que componen el costo

Hablar de mantenimiento como una sola cifra esconde que son cuatro gastos con lógicas distintas. Separarlos permite negociarlos por separado y descubrir cuál se puede bajar.

El primero es infraestructura: el servidor donde vive el sistema, la base de datos, el almacenamiento de archivos, el dominio, el certificado de seguridad y los respaldos. Es el más predecible y el que menos se discute. El segundo es seguridad: las actualizaciones del lenguaje, del framework y de las librerías. No se ve y no agrega nada visible, y por eso es lo primero que se cancela y lo que más caro sale cancelar.

El tercero son las correcciones: lo que se rompe o se descubre roto. El cuarto es evolución: los ajustes pequeños que la operación va pidiendo, un campo nuevo, un filtro, una columna en un reporte. Ese cuarto es el que confunde a todos, porque está entre arreglar y construir.

Los números, en pesos

Para un sistema mediano de trescientos mil pesos de desarrollo, la suma realista anda entre cuatro y veinte mil pesos mensuales, que es el quince a veinticinco por ciento anual del que hablábamos. Un sistema interno de poco uso vive con el extremo bajo; uno que atiende clientes externos todo el día necesita el alto.

Arreglar no es agregar

La frase que resuelve el noventa por ciento de los conflictos de soporte es esta: si el sistema dejó de hacer lo que ya hacía, es mantenimiento; si debe empezar a hacer algo que nunca hizo, es desarrollo. Suena obvio escrito así, y en la operación se vuelve borroso a diario.

Un reporte que tardaba dos segundos y ahora tarda cuarenta es mantenimiento. El mismo reporte con una columna nueva es desarrollo. El botón de guardar que truena en una pantalla es mantenimiento. Un segundo botón que mande el documento por correo es desarrollo. Escribir esa regla en el contrato, con tres ejemplos de cada lado, vale más que cualquier cláusula de penalización.

El caso de la distribuidora que no pagó dos años

Una distribuidora de materiales eléctricos en Guadalajara mandó hacer su sistema de pedidos y cobranza en 2023. Pagó doscientos ochenta mil pesos y decidió no contratar mantenimiento: el sistema funcionaba, el servidor lo pagaban directo al proveedor de nube y sus ocho usuarios no se quejaban.

Dos años después, un cambio en el esquema de timbrado dejó la facturación parada un lunes de cierre de mes. El proveedor original ya no tenía el proyecto cargado y pidió treinta y dos horas para reconstruir el entendimiento del sistema antes de tocar nada. Entre esas horas, el arreglo, dos versiones de librerías que llevaban dos años sin actualizarse y tres días de facturación detenida, el episodio costó noventa y un mil pesos. Dos años de mantenimiento al diez por ciento habrían sido cincuenta y seis mil, con respaldos y con alguien que contestara el teléfono.

¿Cuánto cuesta mantener un sistema a la medida al año?

Como referencia en México en 2026, entre el quince y el veinticinco por ciento del costo de desarrollo por año. Un sistema de trescientos mil pesos cuesta entre cuarenta y cinco y setenta y cinco mil al año mantenerlo, incluyendo servidor, respaldos, actualizaciones de seguridad y una bolsa de horas para ajustes. Si alguien te dice que el mantenimiento es gratis, está cobrándolo en otra parte o no lo está haciendo.

¿Qué incluye el mantenimiento y qué no?

Incluye mantener el sistema en línea, los respaldos, las actualizaciones de seguridad, arreglar lo que se rompa y atender dudas de los usuarios. No incluye funciones nuevas: eso es desarrollo y se cotiza aparte. La confusión entre arreglar y agregar es el origen de casi todos los pleitos de soporte.

¿Qué pasa si no pago mantenimiento?

El sistema sigue funcionando hasta que algo externo cambie, y algo externo siempre cambia: una versión de navegador, un certificado que vence, una regla del SAT, una API que se actualiza. El día que se rompe, nadie tiene el contexto cargado y arreglarlo cuesta más que doce meses de mantenimiento.

¿Puedo contratar el mantenimiento con alguien distinto al que desarrolló?

Sí, y conviene tener esa puerta abierta desde el contrato. Para que sea real necesitas tres cosas desde el día uno: el código en un repositorio a tu nombre, la documentación de instalación y los accesos al servidor. Sin eso, cambiar de proveedor significa pagar que alguien reconstruya el entendimiento del sistema.

¿El mantenimiento se paga mensual o por hora?

Las dos formas existen y sirven a casos distintos. Una cuota mensual fija da previsibilidad y suele incluir una bolsa de horas; por hora sale más barato si tu sistema es estable y lo tocas dos veces al año. Lo que no funciona es por hora sin cuota: cuando nadie cobra por estar disponible, nadie está disponible.